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En el caso particular del aplicativo de Consulta de Procesos Nacional Unificada, se pueden realizar desde este sitio web, consultas normales sin restricción con la frecuencia que se desee, no obstante, no se puede ejecutar consultas automatizadas o la utilización de robots informáticos hacia dicho aplicativo, esto en aras de proteger la integridad y disponibilidad de los datos y del sistema de información, dado que dichas automatizaciones representan un potencial peligro, en la efectividad del servicio.
Es obligación de la Rama Judicial promover mecanismos de seguridad de la información, que no afecten el buen funcionamiento del servicio, instalando medidas técnicas tendientes a evitar la pérdida, mal uso, alteración, acceso no autorizado, con el fin de impedir que se configure alguna de las conductas previstas en la Ley 1273 de 2009.
ACEPTACIÓN DE LOS TÉRMINOS.
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Vigencia del tratamiento de los datos: la información suministrada y publicada permanecerá almacenada por el tiempo que sea determinado o que sea indicado por ley para el cumplimiento de los fines para los cuales fue incorporada.
Modificaciones a la política de privacidad y tratamiento de datos personales: La Rama Judicial se reserva el derecho de modificar las normas de confidencialidad y protección de datos con el fin de adaptarlas a nuevos requerimientos de tipo legal, jurisprudencial, técnico y, en general, cuando sea necesario para brindar un buen servicio.
DIVULGACIÓN
La presente política será vinculante y deberá ser publicada a todos los usuarios y a la ciudadanía en general, dentro de los sitios web de la Rama Judicial. El portal web de la Rama Judicial o quien haga sus veces será el responsable de la administración de esta política y en esa medida gestionará con las áreas involucradas su divulgación, cumplimiento y actualización.
Políticas de privacidad y tratamiento de datos personales NORMAS DE CONFIDENCIALIDAD Y PROTECCIÓN DE DATOS
Se considera norma de confidencialidad y protección de datos toda información que por orden judicial o disposición legal se encuentra reservada al público, de esta manera el PORTAL WEB DE LA RAMA JUDICIAL se compromete a proteger la privacidad de dicha información, siempre y cuando los administradores de contenido mantengan actualizado sus sitios disponibles en el portal web de la Rama Judicial, sitios web y para la Consulta de Procesos Nacional Unificada los Despachos Judiciales realizarán el procedimiento de ocultamiento previsto por la Unidad Informática de la Dirección Ejecutiva de Administración Judicial, como administradora de las bases de datos de Justicia XXI Cliente – Servidor y Web.
Establece la Ley 1712 de 6 de marzo de 2014 "Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional", en sus Artículos 2 y 7 que:
"Artículo 2°. Principio de máxima publicidad para titular universal. Toda información en posesión, bajo control o custodia de un sujeto obligado es pública y no podrá ser reservada o limitada sino por disposición constitucional o legal, de conformidad con la presente ley"
"Artículo 7. Disponibilidad de la Información. En virtud de los principios señalados, deberá estar a disposición del público la información a la que hace referencia la presente ley, a través de medios físicos, remotos o locales de comunicación electrónica. Los sujetos obligados deberán tener a disposición de las personas dicha información en la Web, a fin de que estas puedan obtener la información, de manera directa o mediante impresiones…"
Se reserva el derecho de modificar las Normas de Confidencialidad y Protección de Datos que a continuación se detallan a fin de adaptarlas a nuevos requerimientos legislativos, jurisprudenciales, técnicos o todos aquellos que le permitan brindar mejores y más oportunos servicios y contenidos informativos, por lo cual se aconseja revisar estas normas periódicamente.
Constitución política de Colombia. Artículo 15.
"Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar. De igual modo, tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en los bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas. En la recolección, tratamiento y circulación de datos se respetarán la libertad y demás garantías consagradas en la Constitución. La correspondencia y demás formas de comunicación privada son inviolables. Sólo pueden ser interceptados o registrados mediante orden judicial, en los casos y con las formalidades que establezca la ley. Para efectos tributarios o judiciales y para los casos de inspección, vigilancia e intervención del Estado, podrá exigirse la presentación de libros de contabilidad y demás documentos privados, en los términos que señale la ley".
En desarrollo del artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, el Congreso de la República expidió la Ley Estatutaria 1581 del 17 de octubre de 2012, la cual establece los principios y disposiciones aplicables al tratamiento de datos personales que se encuentren registrados en cualquier base de datos de entidades tanto de carácter público como privado.
A través de la citada Ley también se desarrolló el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos, y los demás derechos, libertades y garantías constitucionales a que se refiere el artículo 20 de la Constitución Política, valga decir, el derecho al habeas data. De allí que en el literal c) del artículo 3 de la citada normativa defina el dato personal en los siguientes términos: "Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables". Los datos personales a su vez se clasifican en: a) públicos, los cuales se han definido como tal por la Constitución o la Ley, y los que no tienen la condición de datos semiprivados, datos privados o datos sensibles, y, que pueden ser consultados por cualquier persona de manera directa sin el consentimiento del titular; por ejemplo: datos relativos al número de identificación, apellidos, lugar y fecha de expedición del documento, registro civil, la profesión u oficio o la calidad de comerciante, etc.; b) semiprivados, entendidos como aquellos que no tienen naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular, sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general por ejemplo: fecha y lugar de nacimiento; y c) privados o sensibles, como aquellos datos que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para su titular y puede afectar la intimidad del mismo, cuyo tratamiento no se puede hacer sin autorización de su titular; por ejemplo: dirección de residencia y teléfono, datos relacionados con la salud, la orientación sexual, o los datos biométricos, libros contables y papeles del comerciante, entre otros.
Ley 1581 de 2012 Protección de Datos personales
Artículo 1o. Objeto. La presente ley tiene por objeto desarrollar el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos, y los demás derechos, libertades y garantías constitucionales a que se refiere el artículo 15 de la Constitución Política; así como el derecho a la información consagrado en el artículo 20 de la misma.
Artículo 2o. Ámbito de aplicación. Los principios y disposiciones contenidas en la presente ley serán aplicables a los datos personales registrados en cualquier base de datos que los haga susceptibles de tratamiento por entidades de naturaleza pública o privada.
La presente ley aplicará al tratamiento de datos personales efectuado en territorio colombiano o cuando al responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento no establecido en territorio nacional le sea aplicable la legislación colombiana en virtud de normas y tratados internacionales.
Artículo 4o. Principios para el tratamiento de datos personales. En el desarrollo, interpretación y aplicación de la presente ley, se aplicarán, de manera armónica e integral, los siguientes principios:
f) Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la presente ley;
Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la presente ley;
De otro lado, debe tenerse en cuenta que el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012, establece los casos en lo que no es necesaria la autorización de la persona para el tratamiento de sus datos, entre las cuales se encuentra: a) Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial; b) Datos de naturaleza pública; c) Casos de urgencia médica o sanitaria; d) Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos y e) Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas. Asimismo, el artículo 13 de la misma Ley, consagra a quienes puede entregársele los datos personales: a) A los Titulares, sus causahabientes o sus representantes legales; b) A las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial y c) A los terceros autorizados por el Titular o por la ley.
En el desarrollo, interpretación y aplicación de la ley de protección de datos personales, se aplican de manera armónica e integral los siguientes principios: principio de legalidad en materia de tratamiento de datos, principio de finalidad, principio de libertad, principio de veracidad o calidad, principio de transparencia, principio de acceso y circulación restringida, principio de seguridad y principio de confidencialidad; de tal forma que la información que reúna las condiciones establecidas en la ley podrá suministrarse a las siguientes personas: a) a los titulares, sus causahabientes o sus representantes legales; b) a las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial; c) a los terceros autorizados por el titular o por la ley.
Por otro lado, la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) y la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado establecieron los lineamientos que deben seguir las entidades públicas y los particulares para el debido tratamiento de datos personales en sistemas de información interoperables (habeas data), a través de la Circular Externa Conjunta No. 4 del 5 de septiembre de 2019, mediante la cual concluye lo siguiente:
"Primero. La interoperabilidad entre sistemas de información donde circulan datos personales debe realizarse conforme a los principios señalados en la Ley 1581 de 2012 (protección de datos personales), por lo que no es necesaria la expedición de una norma adicional y específica para este fin.
Segundo. La protección de datos personales no se opone a la interoperabilidad siempre y cuando se respete lo dispuesto en el artículo 15 de la Constitución (todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre) junto con la mencionada ley se tengan en cuenta sus excepciones y reglas de tratamiento y circulación de la información.
Tercero. Las entidades públicas o administrativas no requieren obtener la autorización de la persona para tratar datos personales cuando la información se necesita para el ejercicio de sus funciones. El término "tratamiento" incluye cualquier actividad con datos personales (recolección, usos y circulación).
Cuarto. La Ley 1581 de 2012 autoriza a las entidades privadas a ya las organizaciones públicas para que suministren a las entidades públicas o administrativas datos personales que sean necesarios para el cumplimiento de sus funciones legales. Por lo tanto, no se requiere una autorización especial o adicional para poder suministrar a esas entidades datos en el marco de un proyecto de interoperabilidad, siempre y cuando la información que entreguen sea útil, pertinente y necesaria para cumplir los cometidos constitucionales y de ley de las entidades públicas".
Es pertinente resaltar la Ley 1266 de 2008, por medio de la cual se dictan disposiciones generales del habeas data, en concordancia con la Ley 1581 de 2012 mediante la cual se regula la protección de datos personales, aplican para todo tipo de uso, recolección, tratamiento o almacenamiento de datos personales de manera transversal en herramientas tecnológicas que las entidades manejen.
PROTECCIÓN DE LA INFORMACIÓN PERSONAL.
La información proporcionada por el usuario al registrarse en PORTAL WEB DE LA RAMA JUDICIAL, está resguardada tecnológicamente y sólo podrá acceder a ella, el mismo usuario a través de una palabra clave (password) o en los casos en que el usuario lo requiera, los integrantes del área designada a esta tarea.
El usuario es el único responsable de mantener su palabra clave (password) y la información de su cuenta. Para disminuir los riesgos PORTAL WEB DE LA RAMA JUDICIAL recomienda al usuario salir de su cuenta y cerrar la ventana de su navegador cuando finalice su actividad, más aún si comparte su computadora con alguien o utiliza una computadora en un lugar público como una biblioteca o un café Internet, igualmente se recomienda periódicamente modificar la contraseña asignada.
De acuerdo con lo establecido en la Ley 1581 de 2012, los titulares tienen derecho a autorizar el tratamiento de sus datos personales, revocar la autorización, conocer los datos que son tratados, actualizarlos, rectificarlos cuando se considere que existe deficiencia en su calidad, y finalmente solicitar la supresión de datos siempre y cuando no exista una obligación legal o contractual de continuar con el tratamiento (artículo 2.2.2.25.2.8 Decreto 1074 de 2015.
Además, se dictó disposiciones generales para la protección de datos personales y dispuso como deberes de los sujetos obligados, entre otros, el contenido en el artículo 17, literal k) que expresamente señala "Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consulta y reclamos".
Se garantiza el tratamiento de datos personales en el portal web de la Rama Judicial y de la Consulta de Procesos Nacional Unificada, de acuerdo a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 en lo relacionado con los principios de libertad y confidencialidad, y dando cumplimento con las reglas del tratamiento de datos personales y propende por la protección del derecho fundamental de habeas data, a través de: i) la definición de la política de tratamiento de información personal que estará disponible para los titulares y terceros; ii) contará con un aviso de privacidad en el que se garantice el correcto tratamiento además de los datos públicos y semiprivados, los datos privados o sensibles y; iii) la autorización a los titulares para el tratamiento de su información personal, en los casos que se requiera, a excepción de la interoperabilidad de información entre entidades, toda vez que dichos datos personales sean necesarios para el cumplimiento de sus funciones legales, como es el caso.
La Consulta de Procesos Nacional Unificada garantiza el acceso a la información de los procesos judiciales y las personas vinculadas a los mismos, no se permite el acceso indiscriminado a datos personales protegidos por el derecho de habeas data.
Principios generales que se acogen para garantizar la protección de los datos personales: dentro del compromiso legal y corporativo para garantizar la confidencialidad de la información personal, se establecen como principios generales para el tratamiento de la información, en desarrollo de los ya presentes en la Ley 1581 del 2012 y el capítulo 25 del Decreto 1074 de 2015, y demás normas aplicables, los siguientes:
Principio de legalidad: no habrá tratamiento de información personal sin observar las reglas establecidas en la normatividad vigente.
Principio de finalidad: la incorporación de datos a las bases físicas o digitales deberá obedecer a una finalidad legítima, la cual será oportunamente informada al titular en la cláusula de autorización para el tratamiento y en la política de privacidad.
Principio de libertad: se realizará tratamiento de datos personales cuando se cuente con la autorización o cuando por norma exista una facultad para hacerlo, en los términos del art. 3° literal a) y 6° literal a) de la Ley 1581 del 2012, así como la sección II del capítulo 25 del Decreto 1074 de 2015.
Principio de veracidad y calidad: se propenderán porque la información sea veraz y se encuentre actualizada, para lo cual se dispondrá de medios eficientes para la actualización y rectificación de los datos personales en los caos que aplique.
Principio de transparencia: dentro de los mecanismos que se establezcan para el ejercicio de los derechos de los titulares de la información personal, se garantizará al titular, así como a los terceros autorizados por este, el acceso a la información sobre datos personales que le conciernan.
Principio de acceso y circulación restringida: se comprometen a garantizar que únicamente personas autorizadas podrán acceder a la información personal. Asimismo, su circulación se limitará al ejercicio de las finalidades autorizadas por el usuario o por la normatividad.
Principio de seguridad: se adelantarán todas las medidas técnicas, administrativas y humanas para garantizar que la información personal, almacenada en bases de datos físicas o digitales, no circule o personas no autorizadas accedan a ella.
Principio de confidencialidad: todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley y en los términos de la misma.
CONFIDENCIALIDAD DE LA INFORMACIÓN.
LA RAMA JUDICIAL no compartirá ni revelará con terceros la información confidencial publicada en sus desarrollos tecnológicos, tales como el portal web, la Consulta de Procesos, SIERJU, SIDN, Consulta de Jurisprudencia, Antecedentes Disciplinarios, Consulta Auxiliares de la Justicia, Gaceta de Foro, Sistema Integrado de Gestión de Calidad y Medio Ambiente SIGCMA, Actos Administrativos, SAIDOJ, CAP, Biblioteca Virtual, Videoteca y aplicaciones conexas y futuras, excepto que tenga expresa autorización de la Rama Judicial, o cuando ha sido requerido por orden judicial o legal.
La Ley 1266 de 2008, en concordancia con la Ley 1581 de 2012, salvaguarda el tratamiento de la información y obliga a quienes administran la información y responsables del tratamiento a mantener la reserva de los datos de todo ciudadano. Así, entre las obligaciones que deben cumplir los responsables del tratamiento de información se encuentra: a) garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de habeas data; b) conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias; c) realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la ley; y d) permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.
Teniendo en cuenta lo anterior el Consejo Superior de la Judicatura y la Rama Judicial se compromete al tratamiento de los datos personales para su almacenamiento, uso, circulación recolección, y eliminación, en el marco de las siguientes finalidades: i) en relación con la naturaleza y las funciones propias de la entidad y ii) en relación con el funcionamiento de la entidad.
En consecuencia, el portal web de la Rama Judicial y la "Consulta de Procesos Nacional Unificada", cuya finalidad es disponer la información oficial de gestión procesal para los ciudadanos, cumple con los criterios de búsqueda señalados de los datos e información que serán públicos con la consulta, teniendo en cuenta la naturaleza de los datos, los cuales son públicos, que los datos que se muestran no son privados o sensibles, garantizando los derechos de los titulares en el tratamiento de los mismos.
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